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Por que os Advogados devem inovar?

Sociedades de advogados vão ter de aderir à inovação tecnológica, por questões internas e pressões externas.

O setor legal vai ter de inovar e aproveitar novos modelos de disrupção tecnológica para desenvolver novos modelos de negócio, organizacionais e por pressão dos clientes. A mensagem foi explicada por Rob van der Drift, da IRIS Holanda, no recente evento da empresa em Bruxelas.
Estas sociedades vão ter de enfrentar o que chama de “desafio de mais por menos”, dado que os clientes têm agora menos dinheiro para pagarem “fees” mas querem mais aconselhamento. Este responsável considera que “as sociedades de advogados estão caras mas vão ter de baixar os seus valores, por existir uma maior concorrência e porque os clientes querem mais em troca”.

O setor está igualmente a passar por uma vaga de liberalização, nomeadamente no Reino Unido, “onde já não é preciso ser advogado para abrir um escritório ou ir a tribunal”, disse Drift.

A terceira pressão surge por parte da própria inovação tecnológica, que não deixa de parte os advogados. O responsável da IRIS considera que estes precisam de ter um “programa de inovação” focado nos custos, na fidelização de clientes e, por fim, em termos de “compliance” e de continuidade de negócio.

“Internamente, o que se quer é cortar nas rotinas”, explicou, apontando tarefas que podem ser efectuadas em outsourcing ou com menores custos. Mas “não se corta no que é estratégico”, nota, na “expertise”.

Nos programas de fidelização, estes passam por “partilha de know-how entre os advogados e os clientes, que pagam muito e querem mais em troca, como descontos ou acordos alternativos de pagamentos, segundo a própria terminologia dos advogados”, ironizou, mas que na prática significa baixar preços – “de 800 para 350 euros por hora na Holanda”, exemplificou.

No que se refere à regulação, o sector está igualmente a ser pressionado por questões como a privacidade ou “auditorias por parte de consultoras dos clientes”, para cumprir com a legislação e procedimentos provindos desses clientes.

Digitalizar e mobilizar
Neste contexto, Drift considera que os advogados têm de “desenvolver modelos de negócio alternativos ou estratégias de relações públicas, terem capacidades em outsourcing, re-utilizarem o conhecimento adquirido, serem mais ágeis entre departamentos e prepararem-se para a digitalização”.
A razão parece óbvia: enquanto “um empregado de escritório imprime cerca de 10 mil páginas por ano, um advogado imprime entre 20 mil a 100 mil páginas” em papel nesse mesmo período.

Alegadamente, a empresa sabe do que fala porque, segundo Drift, a IRIS tem mais de 80 projectos em sociedades ligadas à advocacia em 10 países europeus. No Reino Unido, a gestão documental em sociedades legais “permitiu aumentar o número de horas dos advogados a receberem os clientes”, o que significa para essas entidades um maior retorno.

Outra tendência que se está a impor é a mobilidade, apesar dos problemas de segurança e do horário de trabalho alargado – se a organização dá um tablet ao funcionário, pode alguém “incomodá-lo” à noite por razões profissionais?

Resolvidas estas questões, Drift considera que os dispositivos móveis permitem poupar custos (imprime-se menos) e tempo, criar uma melhor experiência com os clientes (o advogado é mais rápido a responder a emails, por exemplo), há uma maior colaboração em grupo e, notou ainda referindo-se à oferta de iPad, “é mais atractivo para captar recursos humanos mais jovens”.

Cloud e partilha de know-how
O foco da IRIS está igualmente na gestão documental em cloud. Segundo Drift e usando uma aplicação desenvolvida pela empresa, esta permite reduzir o armazenamento em papel e o tempo de busca de documentos, é um processo menos complexo em termos de interface de utilizador (a empresa reduziu ao mínimo as interacções a efectuar), é mais fácil a partilha de grandes ficheiros – evitando soluções externas como o Dropbox – ou a definição de atributos de leitura ou alterações (quem pode ver, durante quanto tempo o documento existe, quem o pode partilhar, entre outras opções).
É igualmente “um ambiente mais seguro” para a partilha de documentos e fica como um repositório que pode ser auditado por entidades externas.

Quanto à partilha de conhecimento, Drift é mais contido. A ferramenta da IRIS permite a integração de documentos numa “pool” comum a todos mas têm de ser os advogados a tomar a decisão de lá colocar os documentos. Questionámos se isso acontecia regularmente e Drift riu-se: “não!”

Mas, explicou-nos depois, algumas sociedades na Noruega, por exemplo, contornam esse problema oferecendo bónus pela colocação dos documentos, como tempo livre ou pagamentos pela sua inserção e até pelas vezes que os mesmos são lidos.